Akquise für Webagenturen: ein Prozess, der planbar Aufträge bringt

In den meisten Webagenturen läuft Akquise nebenher. Solange die Projekte reichen, bleibt sie liegen. Wird es ruhig, beginnt eine hektische Suche, und bis daraus Aufträge werden, vergehen Wochen. Dieses Auf und Ab ist typisch für das Projektgeschäft und hat meist drei Ursachen:

• Niemand ist zuständig. Die Geschäftsführung akquiriert, wenn Zeit ist, und die ist selten da.
• Empfehlungen sind der einzige Kanal. Das ist angenehm, lässt sich aber nicht steuern.
• Es fehlt der Überblick. Wer wurde wann angesprochen, wer wollte im Frühjahr wieder angerufen werden? Steht das nur im Kopf oder im Postfach, geht es verloren.

Die Lösung ist kein neues Werkzeug, sondern ein fester Ablauf mit klarer Zuständigkeit. Die folgenden fünf Schritte funktionieren mit wenigen Stunden pro Woche.

Ein Zielkundenprofil, im Vertrieb oft ICP für „Ideal Customer Profile“ genannt, beschreibt die Unternehmen, die am meisten von Ihrer Arbeit haben und für Sie am rentabelsten sind. Der beste Startpunkt ist ein Blick auf Ihre besten bisherigen Kunden: Was haben sie gemeinsam?

Der letzte Punkt wird oft vergessen, ist für die Ansprache aber der wichtigste. Branche und Region sagen Ihnen, wo Sie suchen. Der Anlass sagt Ihnen, was im ersten Satz steht.

Ein Lead ist ein Unternehmen, das zu Ihrem Profil passt und das Sie erreichen können. Für die Suche gibt es mehrere Quellen, jede mit eigenen Stärken:

Offen gesagt: SpearData ist eine solche Website-Datenbank. Für den Ablauf in diesem Artikel spielt das Werkzeug aber keine Rolle. Wichtig ist, dass Sie zu jedem Lead einen Grund für den Kontakt haben.

Vor der Ansprache kurz prüfen

Vom Befund zum passenden Angebot

Der Befund ist nur dann ein guter Anlass, wenn Sie das Problem auch lösen. Diese Zuordnung hilft bei der Auswahl:

Woran Sie diese Befunde erkennen und wie häufig sie sind, erklärt der Ratgeber Veraltete Webseiten finden.

Der rechtssichere Ablauf ist: erst anrufen, dann mailen. Werbung per E-Mail oder über LinkedIn und Xing braucht auch gegenüber Unternehmen eine vorherige Einwilligung. Ein Anruf ist erlaubt, wenn konkrete Umstände dafür sprechen, dass das Unternehmen ihn erwarten kann. Ein belegbarer Befund auf seiner Webseite spricht dafür. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber Kunden finden als Webdesigner.

Der Anruf

Nennen Sie den Befund im ersten Satz. Ziel ist nicht der Verkauf, sondern der nächste Schritt: die Erlaubnis, den Prüfbericht per E-Mail zu schicken, oder ein Termin von 20 Minuten.

Sagt Ihr Gegenüber ja, haben Sie die Einwilligung für diese E-Mail. Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Gesprächspartner und die Antwort, damit Sie das später belegen können. Sagt es nein, bedanken Sie sich, vermerken das „Nein“ und melden sich nicht wieder.

Die E-Mail nach dem Gespräch

Die E-Mail knüpft an das Gespräch an, bringt den Prüfbericht als PDF und schlägt den nächsten Schritt vor. Halten Sie sie kurz, das Wichtigste hat Ihr Gegenüber schon gehört.

Der letzte Absatz ist kein Beiwerk: Er erfüllt einen Teil der Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO und macht einen Widerspruch leicht. Die vollständigen Angaben ergänzen Sie über einen Link auf Ihre Datenschutzerklärung in der Signatur.

Typische Einwände

Die meisten Aufträge entstehen nicht beim ersten Kontakt. Wer nachfasst, ohne zu drängen, bleibt in Erinnerung, bis der Bedarf da ist. Dafür brauchen Sie eine Übersicht, in der jedes Unternehmen genau eine Stufe und einen nächsten Schritt mit Datum hat. Für den Anfang reicht ein einfaches CRM oder eine gut gepflegte Tabelle.

Sie brauchen keine Vertriebssoftware mit hundert Berichten. Fünf Zahlen reichen, um zu sehen, wo Ihr Ablauf hakt:

Ein Rechenbeispiel

Angenommen, Ihre Agentur ruft 60 Unternehmen im Monat an. Jedes zehnte führt zu einem Gespräch, das sind sechs. Nach jedem zweiten Gespräch schicken Sie ein Angebot, also drei. Eines davon wird zum Auftrag. Der Aufwand: 16 Stunden zu je 80 Euro, also 1.280 Euro plus die Kosten für die Daten, für einen Auftrag.

Bei Projekten ab 5.000 Euro, dazu ein Wartungsvertrag, rechnet sich das deutlich. Bei Projekten um 1.500 Euro wird es knapp. Dann hilft ein engeres Profil mit höherer Gesprächsquote oder ein Angebot, das von Anfang an Wartung enthält.

In kleinen Agenturen funktioniert oft eine Mischung am besten: Eine Person im Team bereitet vor, wählt also Unternehmen aus und notiert zu jedem den Befund. Die Anrufe führt die Geschäftsführung oder die Projektleitung, die später auch umsetzt. So spricht der Kunde von Anfang an mit jemandem, der sein Problem versteht.

Ein Relaunch bringt einmal Umsatz. Ein Wartungsvertrag bringt jeden Monat Geld und hält Sie im Gespräch, wenn der nächste Bedarf entsteht. Kunden, die Sie über einen technischen Befund gewonnen haben, verstehen seinen Wert sofort: Sie haben gesehen, was passiert, wenn sich niemand kümmert.

Ein Wartungsvertrag, der sich gut verkaufen lässt, enthält:

• Updates für CMS, Erweiterungen und PHP-Version
• Überwachung von Erreichbarkeit und SSL-Zertifikat
• regelmäßige Sicherungen, bei denen auch die Wiederherstellung getestet wird
• ein kleines Kontingent für Änderungen an Inhalten pro Monat
• einen kurzen Bericht pro Quartal

Der Quartalsbericht ist zugleich Ihr bester Anlass für Folgeaufträge. Einen aktuellen Anlass gibt es gerade auch für Bestandskunden: Am 31. Dezember 2026 endet der Sicherheitssupport für PHP 8.2. Seiten, die dann noch darauf laufen, bekommen keine Sicherheitsupdates mehr.